Change request — czy biznes rozumie go tak samo jak zespół deweloperski?

Czym jest change request?

Wniosek o zmianę (Change Request) w IT to formalne żądanie modyfikacji istniejącego oprogramowania, takiego jak aplikacja mobilna lub internetowa, całego systemu informatycznego lub połączenia między różnymi fragmentami oprogramowania (integracje). Może być zainicjowany przez różnych interesariuszy, takich jak klienci, użytkownicy końcowi, kierownicy projektów lub specjaliści IT, którzy dostrzegają potrzebę zmiany w celu poprawy lub zwiększenia wydajności, funkcjonalności, bezpieczeństwa lub jakości systemu.

Najlepsza sytuacja ma miejsce, gdy wniosek o zmianę zawiera takie informacje, jak: żądana zmiana, jej uzasadnienie, potencjalne ryzyka i korzyści, szacowany czas i koszt wdrożenia oraz analiza wpływu na inne komponenty systemu lub procesy. Zwykle jest on analizowany i oceniany przez zespół IT, zanim zostanie zaakceptowany lub odrzucony przez stronę biznesową.

Wnioski o zmiany są ważne dla zapewnienia, że systemy informatyczne pozostają aktualne, wydajne i bezpieczne. Dla części biznesowej zwykle obejmują one wymagania, które nie zostały wcześniej zaimplementowane (lub nie były planowane). Właściwe zarządzanie wnioskami o zmiany pomaga:

• minimalizować ryzyko awarii systemów lub zakłóceń,
• zapewniać płynne wprowadzanie zmian z minimalnym wpływem na użytkowników i operacje biznesowe,
• zaspokajać wymagania biznesowe

Jak firmy i IT mogą zrozumieć change request?

Definicja jest dość prosta i zrozumiała, ale gdy przychodzi do praktyki, może być różnie rozumiana przez stronę biznesową i IT. Dlaczego tak się dzieje? Przeanalizujmy najpierw, na czym polega proces tworzenia oprogramowania:

• zespół IT pracuje na podstawie dokumentacji projektowej, analizy projektu lub żądania, które pochodzą od kierownika projektu;
• zwykle te dokumenty składają się z zamkniętego zakresu projektu, co oznacza, że może zdarzyć się sytuacja, gdy niektóre funkcje nie zostały omówione i nigdy nie pojawiły się w dokumentacji projektowej lub dokumencie wymagań funkcjonalnych (FRD);

W międzyczasie właściciele biznesowi projektu patrzą na projekt z perspektywy celów biznesowych i funkcjonalności. Na przykład właściciele biznesowi projektu e-commerce otrzymali funkcje opisane w FRD w zakresie zakupów i wysyłki paczki do klienta. Ale w pewnym momencie zrozumieli, że brakuje elementu śledzenia przesyłki. I tutaj pojawia się nieporozumienie... Z punktu widzenia logiki, funkcja śledzenia przesyłki powinna być uwzględniona, ale dokumentacja o tym nie wspominała, więc zespół IT nigdy jej nie zaimplementował.

Idealnie rzecz biorąc, firmy mogą zrozumieć wnioski o zmiany w IT, stosując uporządkowany proces zarządzania wnioskami o zmiany. Oto kilka kroków, które można (a może lepiej powinno się) wykonać, aby lepiej zrozumieć ideę wniosku o zmianę:

1. Zdefiniuj proces zarządzania zmianami: Firmy powinny mieć zdefiniowany proces zarządzania wnioskami o zmiany, który obejmuje etapy zgłaszania, przeglądania, zatwierdzania i wdrażania zmian. Ten proces powinien być przekazywany wszystkim zainteresowanym stronom. W tym: użytkownikom końcowym, zespołom IT i kierownictwu. Dzięki temu krokowi wszystkie zainteresowane strony są świadome, że istnieje obszar projektu, który nie jest w pełni zdefiniowany i pojawią się pewne zmiany/dodatki.
2. Oceń wniosek o zmianę: Zespół IT powinien ocenić wniosek o zmianę pod kątem jego wpływu na system, wykonalności oraz potencjalnych ryzyk i korzyści. Ta ocena powinna uwzględniać takie czynniki, jak zakres zmiany, wpływ na inne komponenty systemu oraz koszt i czas potrzebny na wdrożenie.
3. Priorytetyzuj wnioski o zmiany: Firmy powinny nadawać priorytety wnioskom o zmiany na podstawie ich znaczenia i wpływu na system. W tym przypadku metoda MoSCoW (Must - Should - Could - Won't) jest dobrą i łatwą metodą do zastosowania.
4. Komunikuj się ze zainteresowanymi stronami: Firmy powinny komunikować się ze zainteresowanymi stronami, w tym z użytkownikami końcowymi, zespołami IT i kierownictwem, aby informować ich o wniosku o zmianę i jego statusie. Komunikacja powinna być terminowa i jasna, a zainteresowane strony powinny mieć możliwość przedstawienia swoich opinii.
5. Wdrożenie zmiany: Po zatwierdzeniu wniosku o zmianę, zespół IT powinien wdrożyć zmianę, stosując uporządkowany proces, który obejmuje testowanie i walidację. Proces wdrożenia powinien być starannie zaplanowany i przeprowadzony, aby zminimalizować zakłócenia dla użytkowników końcowych i operacji biznesowych.

Stosując te kroki, firmy mogą skutecznie zarządzać wnioskami o zmiany w IT i zapewnić, że zmiany są wdrażane płynnie i z minimalnym wpływem na system oraz operacje biznesowe.

Czy zespół IT rozumie change request tak samo, jak część biznesowa zespołu projektowego?

Części zespołu projektowego mogą mieć różne perspektywy i podejścia, jeśli chodzi o rozumienie wniosków o zmiany w IT. Niemniej jednak IT i biznespowinny ściśle współpracować, aby upewnić się, że wniosek o zmianę jest dobrze zrozumiany i skutecznie wdrożony.

Zespół IT może podejść do wniosków o zmianę z technicznej perspektywy, oceniając wykonalność i wpływ zmiany na system oraz identyfikując potencjalne ryzyka i korzyści. Mogą również rozważyć czynniki, takie jak koszt i czas potrzebny na wdrożenie oraz dostępność zasobów.

Z kolei część biznesowa zespołu projektowego może podejść do wniosków o zmianę z funkcjonalnej perspektywy, rozważając wpływ zmiany na procesy i operacje biznesowe oraz oceniając potencjalne korzyści dla biznesu.

Mimo że perspektywy części IT i biznesowej zespołu projektowego mogą się różnić, obie strony powinny wspólnie pracować nad pełnym zrozumieniem wniosku o zmianę i upewnić się, że jest on zgodny z celami i założeniami projektu. Komunikacja między zespołami IT i biznesowymi jest kluczowa, a regularne aktualizacje i informacje zwrotne powinny być przekazywane na każdym etapie procesu wniosku o zmianę, aby upewnić się, że wszyscy są na bieżąco. Współpracując ze sobą w zespole projektowym, części IT i biznes mogą zapewnić skuteczne wdrożenie wniosków o zmiany i przynieść wartość organizacji.

Jaki jest najlepszy sposób, aby zapewnić to samo rozumienie change request między zespołem IT a zespołem biznesowym?

Aby zapewnić, że zespół IT i zespół biznesowy mają to samo rozumienie wniosku o zmianę, ważne jest ustanowienie jasnej komunikacji i wspólnego rozumienia celów i założeń projektu. Dlatego lubię event storming i metodologię DDD, ponieważ obie strony są zgromadzone na jednym warsztacie, a szanse na lepsze zrozumienie projektu po obu stronach są znacznie większe. Oto kilka najlepszych praktyk, które pomogą to osiągnąć:

1. Wyraźnie zdefiniuj terminy i pojęcia: Zespoły IT i biznesowe mogą używać różnego języka i pojęć do opisu wniosków o zmiany. Aby uniknąć zamieszania, ważne jest ustalenie wspólnego języka i zrozumienia kluczowych terminów i pojęć używanych w procesie wnioskowania o zmiany. To jest funkcja tzw. wszechobecnego języka, który jest również podstawą w metodologii DDD.
2. Ustanów jasny proces wnioskowania o zmiany: Należy ustanowić dobrze zdefiniowany proces wnioskowania o zmiany i przekazać go wszystkim zainteresowanym stronom. Proces ten powinien obejmować etapy zgłaszania, przeglądania, zatwierdzania i wdrażania zmian, jak również jasne kryteria dotyczące priorytetyzacji wniosków o zmiany.
3. Zaangażuj w proces zarówno zespoły IT, jak i biznesowe: Proces wnioskowania o zmiany powinien obejmować zarówno zespoły IT, jak i biznesowe, aby zapewnić reprezentację wszystkich zainteresowanych stron oraz zgodność wniosku o zmianę z celami i założeniami projektu. Regularna komunikacja i współpraca między zespołami może pomóc upewnić się, że wszyscy są na bieżąco.
4. Podaj kontekst i uzasadnienie: Wnioski o zmiany powinny zawierać kontekst i uzasadnienie, które pomogą zespołom IT i biznesowym zrozumieć potrzebę zmiany. Informacje te powinny być jasno przekazane i udokumentowane, aby wszyscy mieli jasne zrozumienie proponowanej zmiany.
5. Zapewnij szkolenie i wsparcie: Szkolenie i wsparcie powinny być dostarczane zarówno dla zespołów IT, jak i biznesowych, aby pomóc im zrozumieć proces wnioskowania o zmiany oraz ich odpowiednie role i obowiązki. Może to pomóc zapewnić, że wszyscy są przygotowani do efektywnego uczestnictwa w procesie wnioskowania o zmiany.

Stosując te najlepsze praktyki, zespoły IT i biznesowe mogą wypracować wspólne rozumienie wniosków o zmiany i efektywnie współpracować, aby zapewnić, że zmiany są wdrażane płynnie i z minimalnym wpływem na system oraz operacje biznesowe.

Photo by John Schnobrich on Unsplash