Jak skutecznie napisać brief aplikacji mobilnej? Krótko o sztuce zadawania pytań w IT

Jak skutecznie napisać brief aplikacji mobilnej? Krótko o sztuce zadawania pytań w IT
img
Ilona LeoniewskaStyczeń, 2021

Kiedy podejmujesz decyzję o tworzeniu aplikacji mobilnej, bazuj na sprecyzowanych celach i potrzebach biznesowych. Aplikacja mobilna powinna mieć odpowiedni biref.

Kiedy chcesz dowiedzieć się, ile Twój projekt będzie kosztował i chcesz uzyskać odpowiedź bardziej konkretną niż widełki „50.000-500.000zł”, Twoje zapytanie ofertowe powinno być precyzyjne.

Jak więc sformułować pytanie o cenę aplikacji? Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, co warto uwzględnić w briefie, żeby otrzymać możliwie dokładną odpowiedź. Dodatkowo możesz też pobrać przykład briefu do wypełnienia.

Przedstaw się, czyli wstęp briefu aplikacji

Dlaczego warto powiedzieć kilka słów o firmie/sobie? Jeśli studio developerskie, do którego zwrócisz się z zapytaniem, będzie wiedziało, czy planowana aplikacja jest częścią Twojego core biznesu, czy też jest to projekt poboczny (spin-off), będzie w stanie zasugerować różne rozwiązania. Mogą one wpłynąć bezpośrednio na koszty wytworzenia.

Przykład: zmiana technologii np. z native na PWA lub wybór priorytetowych funkcjonalności. 

Pokaż otoczenie

W tym punkcie warto opisać kilka elementów, wpływających na projekt aplikacji:

  • Kim jest Twój klient? Persony, profil klienta (wiek, stanowisko, typ pracy itd.), są to elementy szczególnie istotne na etapie projektu UX i projektu graficznego.
  • Jeżeli posiadasz wyniki badań rynkowych, związanych z projektem, to warto przedstawić wnioski.
  • Kim jest Twoja konkurencja? Podaj konkretne przykłady. Czy konkurenci są pośredni, czy może bezpośredni?
  • Na jakich rynkach planujesz działać? Tylko rynek krajowy czy także zagranica (jakie kraje)?
  • Aspekt prawny – czy wymagane jest uzyskanie różnych certyfikatów instytucji zewnętrznych?

Odpowiedzi na te pytania pozwolą zespołowi w oszacowaniu (estymacji) projektu. Wycena będzie tym dokładniejsza, im więcej szczegółów podasz.

Im lepszy cel projektu, tym lepszy brief aplikacji

Z pozoru ten punkt wydaje się być oczywisty i banalny, jednak dobre określenie celu wymaga głębszego zastanowienia się nad projektem. W większości przypadków celem jest zysk – czytelna kategoria finansowa, której nie trzeba tłumaczyć. W tworzeniu aplikacji mobilnej musisz jednak określić, co aplikacja ma ułatwiać, jaki problem rozwiązywać.

Dla aplikacji typu Duolingo ważna to nauka języków obcych, dla SofaScore: sprawdzanie wyników sportowych na żywo, dla Orlen Pay – umożliwienie płacenia za paliwo bezpośrednio przy dystrybutorze.

Podporządkowanie całego projektu określonemu celowi spowoduje, że opracowywane user stories aplikacji mobilnej będą działać w celu skrócenia drogi użytkownika od uruchomienia aplikacji do realizacji celu.

Jeśli chcesz osiągnąć dodatkowe efekty marketingowo-komunikacyjne marki, podkreśl to na tym etapie.

Przykład: Orlen Pay. Aplikacja nie jest celem samym w sobie. Jej celem jest zbudowanie wizerunku firmy otwartej i wychodzącej naprzeciw potrzebom klientów. Sens tego założenia klient rozumie, gdy tankuje na Orlenie, spieszy się, a przed nim stoi kolejka osób, czekających na hot-dogi.

Brief aplikacji mobilnej a integracje

Czasem może się okazać, że aplikacja, musi współpracować z innymi systemami. Często jest top. System kasowy, HR, uczelniany bądź magazynowy. Taka informacja musi znaleźć się w briefie, bo może to stanowić dość istotną część całej inwestycji. Wszystko zależy od zakresu integracji czy dostępnego zewnętrznego API. Pisząc więc o integracjach, wskaż:

  • jakich danych potrzebuje aplikacja z wybranych systemów, 
  • jak często informacje mają być aktualizowane,
  • czy te systemy są Twoją własnością, czy pochodzą od zewnętrznego dostawcy.

 

Odbierz darmowy brief aplikacji mobilnej!

* wymagane

Zaznacz zgodę:

W każdej chwili możesz zrezygnować z subskrypcji, klikając łącze w stopce naszych wiadomości e-mail. Informacje na temat naszych praktyk w zakresie ochrony prywatności można znaleźć na naszej stronie internetowej.

Jako platformy marketingowej używamy programu Mailchimp. Klikając poniżej w celu subskrypcji, potwierdzasz, że Twoje dane zostaną przekazane do Mailchimp w celu ich przetworzenia. Więcej o polityce prywatności Mailchimp

Aplikacja Mobilna: Zakres funkcjonalności

Wiele zapytań zaczyna się do tego punktu, czyli do listy funkcjonalności aplikacji. Na początek warto wiedzieć, z jakich elementów składa się aplikacja mobilna:

  • CMS/API
  • Aplikacja natywna na iOS i/lub Android
  • Projekt UX/UI oraz projekt graficzny
  • Specyfikacja funkcjonalno-techniczna projektu

Musisz także zarezerwować środki i czas na testowanie oraz zarządzanie projektem. Jeśli zarządzanie jest realizowane sprawnie, będzie miało decydujący wpływ na czas wdrożenia aplikacji. Wprowadź to w swój brief, a aplikacja mobilna będzie bardziej zrozumiała.

Czasem zdarza się, że klient dysponuje specyfikacją, API czy projektem graficznym, ale potrzebuje studia, które zaprogramuje aplikację. Jeżeli więc grafik w Twojej firmie może zająć się przygotowaniem projektu graficznego, ujmij to w briefie.

Przeanalizujmy przykład. Zajmiemy się sytuacją, w której zadaniem będzie realizacja całości projektu. Powinieneś zaznaczyć, że nie dysponujesz materiałami, dotyczącymi bezpośrednio aplikacji, a więc oczekujesz od agencji, że dostarczy:

  • Specyfikację funkcjonalno-techniczną projektu,
  • Projekt graficzny,
  • CMS/API,
  • Aplikacje natywne na oba systemy mobilne,
  • Często też: wspólne warsztaty z zespołem tworzącym aplikację.

Poza kwestią czysto techniczną i kreatywną warto wskazać, czy oczekujesz od studia developerskiego współudziału w przygotowaniu koncepcji biznesowej (BRD – Business Requirements Document). Jest to o tyle istotne, że pozostałe dwa elementy, czyli FRD (Functional Requirements Document) oraz TRD (Technical Requirements Document) często w większej części są po stronie wykonawcy.

Kiedy warto o to poprosić? Gdy nie mamy jeszcze finalnej koncepcji projektu i szukamy inspiracji co do możliwości mobilnych. W takiej sytuacji studio developerskie często oferuje zorganizowanie warsztatów, na których projekt aplikacji jest wspólnie rozrysowywany i omówiony na tablicy w wygodny i czytelny dla wszystkich sposób.

Przygotowanie listy funkcjonalności to nie jest prosta sprawa. Część wskazanych funkcjonalności powoduje powstanie kilku dodatkowych niezbędnych ekranów. Oto kilka przykładów:

  • Aplikacja ma umożliwiać wystawianie faktur i przesyłanie ich kontrahentom. W tym przypadku, oprócz samej funkcjonalności wystawienia dokumentu należy pamiętać, że będzie potrzebne dodatkowo:
    • Rejestracja/logowanie użytkownika, który chce wystawić fakturę
    • Jeśli mamy opcję rejestracji i logowania to w aplikacji musi pojawić się „Mój profil”, który będzie można edytować
    • Wpisanie danych firmy (określona lista pól)
    • Opcjonalne dodanie własnego logo do dokumentu
    • Zapisywanie historii wystawionych faktur z informacją na temat ich statusu
  • Działania po stronie serwera (CMS), które pozwolą na zarządzanie użytkownikami
  • Za pomocą aplikacji użytkownicy mogą zapraszać się do kontaktu, a po obustronnej akceptacji, mogą czatować ze sobą. Taka funkcjonalność również pociąga za sobą wiele ekranów oraz kilka scenariuszy:
    • Rejestracja/logowanie użytkownika
    • Jeśli mamy opcję rejestracji i logowania to w aplikacji musi pojawić się „Mój profil”, który będzie można edytować
    • Utworzenie list użytkowników (z której będzie można wybrać tego użytkownika, którego chcemy zaprosić)
    • Obsługa bazy użytkowników po stronie serwera (CMS)
  • Scenariusze:
    • Co się stanie, jeśli użytkownik zapraszany przyjmie zaproszenie – uruchamia się ekran czatu
    • Co się stanie, jeśli użytkownik zapraszany odrzuci zaproszenie – użytkownik zapraszający powinien otrzymać komunikat z powodem odrzucenia
    • Czy użytkownik odrzucający zaproszenie może wpisać własnoręcznie powód odrzucenia, czy wybrać go z listy?

W tym miejscu warto podkreślić jeszcze jeden ważny model prezentacji funkcjonalności Część z nich jest dla nas must-have, a część jedynie może się pojawić. Dodanie priorytetów przy funkcjonalnościach pomoże w estymacji budżetu na teraz i na przyszłość. Przy określaniu priorytetów warto wykorzystać prostą, ale bardzo skuteczną metodę MoSCoW:

MOSCOW – MSCW

  • M – must have (musi)
  • S – should have (powinno)
  • C – could have (może)
  • W – won’t have (would like – nie powinno, ale kiedyś może)

Budżet i harmonogram także należą do elementów briefu aplikacji

O pieniądzach i czasie rozmawiać trzeba, ponieważ to te dwie zmienne decydują finalnie o kształcie naszego projektu. Pisząc brief, spotkasz się najczęściej z trzema scenariuszami, jak powstaje aplikacja mobilna:

  • Fixed time – sytuacja, w której konkretny, nieprzekraczalny termin realizacji, więc software house powinien otrzymać w briefie informację, że np. aplikacja ma zostać zrealizowana i udostępniona użytkownikom w nieprzekraczalnym terminie np. 24 grudnia 2021 roku.
  • Fixed scope – sytuacja, w której masz określony z góry zestaw funkcjonalności, który nie może zostać zmieniony. Zmiana może wpłynąć na bezpieczeństwo lub realizację podstawowych zadań aplikacji. Na przykład aplikacje bankowe czy medyczne albo księgowe. Jeśli taka sytuacja dotyczy Twojego projektu – wypisz wszystkie funkcjonalności, które muszą być bezwarunkowo zrealizowane.
  • Fixed price – ustalasz z góry określoną sumę pieniędzy do wydania. To budżet, którego nie możesz przekroczyć. Wskazanie tego budżetu w briefie pozwoli to zespołowi developerów przygotować propozycję wyceny i zestawu funkcjonalności tak, aby pasowała do wskazanego budżetu.

Niewykluczone, że wszystkie te warianty mogą wystąpić jednocześnie lub w zestawach po dwa, np. gdy mam określony budżet i nieprzekraczalny termin. Pełnowartościowy brief ma jak najwięcej dokładnych informacji.

Podsumowanie, czyli cym jest dobry brief aplikacji mobilnej?

Jeśli chcesz uzyskać precyzyjną wycenę, która nie będzie zawierała się w widełkach: 50.000-500.000 zł netto warto zadbać o to, aby przekazać w brief, który opisuje, jak ma wyglądać aplikacja mobilna, miał jak najwięcej informacji. Powyżej przedstawiłam wszystko, co pozwoli obu zainteresowanym stronom tj. klientowi oraz dostawcy skrócić czas rozmów poprzedzających realizację projektu. 

Wiele rzeczy jest wiadomych z góry, dzięki czemu nie trzeba wysyłać wielu maili z dodatkowymi pytaniami, tracić czasu na odpowiedzi na nie oraz zastanawianie się i zakładanie kilku scenariuszy realizacji. 

Najważniejsze jednak, że wysyłając dokładny i precyzyjny brief, otrzymasz równie dokładną i precyzyjną wycenę oraz harmonogram projektu. To jest właśnie to czego potrzebujesz, prawda?

Wróć

Sukces Twojej aplikacji osiągniesz dzięki naszej wiedzy i doświadczeniu

Przeczytaj również