Jak skutecznie napisać brief na aplikację mobilną (i nie tylko)? Krótko o sztuce zadawania pytań w IT

Jak skutecznie napisać brief na aplikację mobilną (i nie tylko)? Krótko o sztuce zadawania pytań w IT
img
Ilona LeoniewskaStyczeń, 2021

Kiedy podejmujemy decyzję o stworzeniu aplikacji mobilnej, powinniśmy bazować na sprecyzowanych celach i potrzebach biznesowych. Aplikacja mobilna powinna mieć odpowiedni biref.

 

Kiedy chcemy dowiedzieć się, ile nasz projekt będzie kosztował i aby uzyskać odpowiedź bardziej konkretną niż widełki „50.000-500.000zł”, nasze zapytanie powinno być bardziej precyzyjne.

 

Nie zadziała podejście typu: „Potrzebuję wyceny aplikacji podobnej do Tindera tylko takiej do klientów B2B”. Jak sformułować pytanie o cenę aplikacji? Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, co warto uwzględnić w briefie, żeby możliwie najdokładniejszą odpowiedź.

 

Przedstawmy się

Dlaczego warto powiedzieć kilka słów o firmie/sobie, jeśli nie jest się Biedronką, Orlenem czy Volkswagenem? Jeśli studio developerskie, do którego zwrócimy się z zapytaniem, będzie wiedziało, czy planowana aplikacja jest częścią naszego core biznesu, czy też jest to nasz projekt poboczny (spin-off), będzie w stanie zasugerować różne rozwiązania. Mogą one wpłynąć bezpośrednio na koszty wytworzenia. Przykład to zmiana technologii np. z native na PWA czy wybór priorytetowych funkcjonalności. 

 

Pokażmy otoczenie

W tym punkcie warto opisać kilka elementów, wpływających na projekt aplikacji:

  • Kim jest nasz klient? Persony, profil klienta (wiek, stanowisko, typ pracy itd.), są to elementy szczególnie istotne na etapie projektu UX i projektu graficznego.
  • Jeżeli przeprowadziliśmy badania rynkowe, związane z projektem, to warto przedstawić wnioski (jeśli są istotne z punktu widzenia klienta i modelu biznesowego).
  • Kim jest nasza konkurencja? Podajemy konkretne przykłady. Czy konkurenci są pośredni, czy może bezpośredni? (oferujący ten sam typ usługi/produktu)?
  • Na jakich rynkach planujemy działać? Tylko rynek krajowy czy także zagranica (jakie kraje)?
  • Aspekt prawny – czy wymagane jest uzyskanie różnych certyfikatów instytucji zewnętrznych?

 

Odpowiedzi na te pytania pozwolą zespołowi w oszacowaniu (estymacji) projektu. Wycena będzie tym dokładniejsza, im więcej szczegółów podasz.

Brief aplikacja mobilna ceny labiryntLabirynt cen. Brief. Aplikacja mobilna

 

Co aplikacja mobilna ma ułatwiać (cel projektu)

Z pozoru punkt wydaje się być oczywisty i banalny, jednak znamy wiele przypadków, w którym pomysłodawca aplikacji chciał osiągnąć dużo, a w praktyce nie osiągnął niczego.

 

W większości przypadków celem jest zysk – czytelna kategoria finansowa, której nie trzeba tłumaczyć. W tworzeniu aplikacji mobilnej musisz jednak określić, co aplikacja ma ułatwiać, jaki problem rozwiązywać.

 

Dla aplikacji typu Duolingo ważna to nauka języków obcych, dla SofaScore: sprawdzanie wyników sportowych na żywo, dla Orlen Pay – umożliwienie płacenia za paliwo bezpośrednio przy dystrybutorze.

 

Podporządkowanie całego projektu określonemu celowi spowoduje, że opracowywane user stories aplikacji mobilnej czy webowej będą dążyły do skracania drogi użytkownika od uruchomienia aplikacji do realizacji potrzeby.

 

Jeśli chcesz osiągnąć dodatkowe efekty marketingowo-komunikacyjne marki, podkreśl to na tym etapie. Przykład: Orlen Pay. Aplikacja nie jest celem samym w sobie. Jej celem jest zbudowanie wizerunku firmy otwartej i wychodzącej naprzeciw potrzebom klientów. Sens tego założenia klient rozumie, gdy tankuje na Orlenie, spieszy się, a przed nim stoi kolejka osób, czekających na hot-dogi.

 

Brief: aplikacja mobilna i integracje

Czasem może się okazać, że aplikacja, musi współpracować z innymi systemami. Często jest top. System kasowy, HR, uczelniany bądź magazynowy. Taka informacja musi znaleźć się w briefie, bo może to stanowić dość istotny część całej inwestycji. Wszystko zależy od zakresu integracji czy dostępnego zewnętrznego API. Pisząc więc o integracjach, wskażmy jakich danych dokładnie potrzebujemy z wybranych systemów, jak często chcemy aktualizować informacje oraz czy te systemy są naszą własnością, czy zewnętrzne.

 

Aplikacja Mobilna: Zakres funkcjonalności

Wiele zapytań od razu przechodzi do tego punktu, czyli do listy funkcjonalności aplikacji. Na początek warto wiedzieć, z jakich elementów składa się aplikacja mobilna:

  • CMS/API
  • Aplikacja natywna na iOS i/lub Android
  • Projekt UX/UI oraz projekt graficzny
  • Specyfikacja funkcjonalno-techniczna projektu

 

Musisz także zarezerwować środki i czas na testowanie oraz zarządzanie projektem. Jeśli zarządzanie jest realizowane sprawnie, będzie miało decydujący wpływ na czas wdrożenia aplikacji. Wprowadź to w swój brief i aplikacja mobilna będzie bardziej zrozumiała. A co najmniej idea.

 

 Czasem zdarza się, że klient dysponuje specyfikacją, API czy projektem graficznym, ale potrzebuje studia, które zaprogramuje aplikację. Jeżeli więc grafik w Twojej firmie może zająć się przygotowaniem projektu graficznego, ujmij to w briefie.

 

Przeanalizujmy przykład. Zajmiemy się sytuacją, w której zadaniem będzie realizacja całości projektu. Powinieneś zaznaczyć, że nie dysponujesz materiałami, dotyczącymi bezpośrednio aplikacji, a więc oczekujesz od agencji, że dostarczy:

  • Specyfikację funkcjonalno-techniczną projektu
  • Projekt graficzny
  • CMS/API
  • Aplikacje natywne na oba systemy mobilne
  • Często też: wspólne warsztaty z zespołem tworzącym aplikację

 

Poza kwestią czysto techniczną i kreatywną warto wskazać, czy oczekujesz od studia developerskiego współudziału w przygotowaniu koncepcji biznesowej (BRD – Business Requirements Document). Jest to o tyle istotne, że pozostałe dwa elementy, czyli FRD (Functional Requirements Document) oraz TRD (Technical Requirements Document) często w większej części są po stronie wykonawcy.

 

Kiedy warto o to poprosić? Gdy nie mamy jeszcze finalnej koncepcji projektu i szukamy inspiracji co do możliwości mobilnych. W takiej sytuacji studio developerskie często oferuje zorganizowanie warsztatów, na których projekt aplikacji jest wspólnie rozrysowywany i omówiony na tablicy w wygodny i czytelny dla wszystkich sposób.

 

Przygotowanie listy funkcjonalności to nie jest taka banalnie prosta sprawa. Część wskazanych funkcjonalności powoduje powstanie kilku dodatkowych niezbędnych ekranów. Oto kilka przykładów:

 

  • Aplikacja ma umożliwiać wystawianie faktur i przesyłanie ich kontrahentom. W tym przypadku, oprócz samej funkcjonalności wystawienia dokumentu należy pamiętać, że będzie potrzebne dodatkowo:
    • Rejestracja/logowanie użytkownika, który chce wystawić fakturę
    • Jeśli mamy opcję rejestracji i logowania to w aplikacji musi pojawić się „Mój profil”, który będzie można edytować
    • Wpisanie danych firmy (określona lista pól)
    • Opcjonalne dodanie własnego logo do dokumentu
    • Zapisywanie historii wystawionych faktur z informacją na temat ich statusu
    • Działania po stronie serwera (CMS), które pozwolą na zarządzanie użytkownikami
  • Za pomocą aplikacji użytkownicy mogą zapraszać się do kontaktu, a po obustronnej akceptacji, mogą czatować ze sobą. Taka funkcjonalność również pociąga za sobą wiele ekranów oraz kilka scenariuszy:
    • Rejestracja/logowanie użytkownika
    • Jeśli mamy opcję rejestracji i logowania to w aplikacji musi pojawić się „Mój profil”, który będzie można edytować
    • Utworzenie list użytkowników (z której będzie można wybrać tego użytkownika, którego chcemy zaprosić)
    • Obsługa bazy użytkowników po stronie serwera (CMS)
       
  • Scenariusze:
    • Co się stanie, jeśli użytkownik zapraszany przyjmie zaproszenie – uruchamia się ekran czatu
    • Co się stanie, jeśli użytkownik zapraszany odrzuci zaproszenie – użytkownik zapraszający powinien otrzymać komunikat z powodem odrzucenia
    • Czy użytkownik odrzucający zaproszenie może wpisać własnoręcznie powód odrzucenia, czy wybrać go z listy?

 

W tym miejscu warto podkreślić jeszcze jeden ważny model prezentacji funkcjonalności Część z nich jest dla nas must-have, a część jedynie może się pojawić. Dodanie priorytetów przy funkcjonalnościach pomoże w estymacji budżetu na teraz i na przyszłość. Przy określaniu priorytetów warto wykorzystać prostą, ale bardzo skuteczną metodę MoSCoW:

 

MOSCOW – MSCW

  • M – must have (musi)
  • S – should have (powinno)
  • C – could have (może)
  • W – won’t have (would like – nie powinno, ale kiedyś może)

 

Budżet i harmonogram

O pieniądzach i czasie rozmawiać trzeba, ponieważ to te dwie zmienne decydują finalnie o kształcie naszego projektu. Pisząc brief, spotkasz się najczęściej z trzema scenariuszami, jak powstaje aplikacja mobilna:

  • Fixed time – sytuacja, w której konkretny, nieprzekraczalny termin realizacji, więc software house powinien otrzymać w briefie informację, że np. aplikacja ma zostać zrealizowana i udostępniona użytkownikom w nieprzekraczalnym terminie np. 24 grudnia 2021 roku.
  • Fixed scope – sytuacja, w której masz określony z góry zestaw funkcjonalności, który nie może zostać zmieniony. Zmiana może wpłynąć na bezpieczeństwo lub realizację podstawowych zadań aplikacji. Na przykład aplikacje bankowe czy medyczne albo księgowe. Jeśli taka sytuacja dotyczy Twojego projektu – wypisz wszystkie funkcjonalności, które muszą być bezwarunkowo zrealizowane.
  • Fixed price – ustalasz z góry określoną sumę pieniędzy do wydania. To budżet, którego nie możesz przekroczyć. Wskazanie tego budżetu w briefie pozwoli to zespołowi developerów przygotować propozycję wyceny i zestawu funkcjonalności tak, aby pasowała do wskazanego budżetu.

 

Niewykluczone, że wszystkie te warianty mogą wystąpić jednocześnie lub w zestawach po dwa, np. gdy mam określony budżet i nieprzekraczalny termin. Pełnowartościowy brief ma jak najwięcej dokładnych informacji.

 

Podsumowanie

Jeśli chcesz uzyskać precyzyjną wycenę, która nie będzie zawierała się w widełkach: 50.000-500.000 zł netto warto zadbać o to, aby przekazać w brief, który opisuje, jak ma wyglądać aplikacja mobilna, miał jak najwięcej informacji. Powyżej przedstawiłam wszystko, co pozwoli obu zainteresowanym stronom tj. klientowi oraz dostawcy skrócić czas rozmów poprzedzających realizację projektu. 

 

Wiele rzeczy jest wiadomych z góry, dzięki czemu nie trzeba wysyłać wielu maili z dodatkowymi pytaniami, tracić czasu na odpowiedzi na nie oraz zastanawianie się i zakładanie kilku scenariuszy realizacji. 

 

Najważniejsze jednak, że pisząc dokładny i precyzyjny brief, możesz uzyskać dokładną i precyzyjny harmonogram oraz budżet projektu, a przecież właśnie o to Ci chodzi, prawda?

Wróć

Przeczytaj również